Zespół negocjacyjny i jego rola w negocjacjach

Facebooktwitterpinterestmail

Zespół negocjacyjny i jego rola w negocjacjach

_ W praktyce profesjonalnych negocjatorów zespół negocjacyjny to bardzo popularne narzędzie. Zdarza się także, że zespoły negocjacyjne pojawiają się w negocjacjach prowadzonych w normalnych życiowych sytuacjach, zwykle, gdy negocjacje dotyczą poważniejszych transakcji.

 

Kiedy należy powołać zespół negocjacyjny

Nie ma ludzi, którzy znaliby się na wszystkim. W biznesie, począwszy od jednoosobowej działalności gospodarczej, przez średnie firmy, aż po korporacje, nie sposób spotkać kogoś, kto znałby się na każdym aspekcie robienia interesów. Ekspert w sprzedaży raczej będzie miał małe pojęcie o kontrolingu finansowym, a marketingowiec o zarządzaniu produkcją, czy aspektach prawnych zawierania umów handlowych, itd. Także w życiu prywatnym, gdy negocjujesz kupno-sprzedaż działki, możesz potrzebować pomocy geodety, a w przypadku ustalania ceny mieszkania czy domu, może Ci się przydać pomoc rzeczoznawcy.

Zespół negocjacyjny staje się niezbędny tam, gdzie negocjacje dotyczą skomplikowanych tematów i procesów, obejmujących różne dziedziny działalności.

 

Są to zatem takie sytuacje, w których konieczne (lub bardzo wskazane) jest skorzystanie z wiedzy i opinii ekspertów w danych dziedzinach omawianych podczas negocjacji.

Oprócz eksperckiego wsparcia merytorycznego, którego może potrzebować lider zespołu negocjacyjnego, bywa, że do danego procesu negocjacyjnego potrzebne są osoby posiadające unikalne cechy charakteru albo odpowiednią moc decyzyjną. Może to zależeć od tego jakie cechy i moc decyzyjną posiadają spotykający się ze sobą po przeciwnych stronach stołu negocjacyjnego liderzy negocjacji oraz od tego jaką obrali taktykę negocjacyjną.

 

Zespół negocjacyjny – Definicja

Zespół negocjacyjny to grupa ludzi reprezentujących jedną stronę negocjacji, którzy posiadają unikalne i uzupełniające się wzajemnie umiejętności, cechy oraz wiedzę lub/i moc decyzyjną niezbędne do korzystnego przeprowadzenia danego procesu negocjacyjnego.

 

Zespół negocjacyjny jest obecny na spotkaniu negocjacyjnym i bierze w nim czynny udział, w zakresie do jakiego zostały przypisane poszczególne osoby. Nie wszyscy członkowie zespołu są potrzebni podczas całego procesu negocjacyjnego – niekiedy wzywa się jednego z członków tylko na pewną część negocjacji, gdy omawiane są sprawy, w których dany członek może pomóc.

Przykład 1:

Liderem negocjacji jest pracownik działu zakupów. Odpowiada on za uzgodnienie warunków handlowych (cena, terminy płatności, kary umowne, poziomy rabatów, itp.) Kontrakt, oprócz wymienionych warunków handlowych, ma opisywać także szczegóły kupowanych usług, realizowanych na przykład dla działu marketingu. W takiej sytuacji, w skład zespołu negocjacyjnego powinien wejść przedstawiciel działu marketingu i niekiedy dodatkowo prawnik, nadzorujący wspólnie tworzone przez obie strony zapisy umowy opisujące poszczególne kwestie.

Jeśli negocjowany kształt kupowanej usługi będzie obejmował więcej dziedzin niż tylko marketing, to zespół negocjacyjny należy „zasilić” także w ekspertów z poszczególnych dziedzin.

Przykład 2:

Lider negocjacji, jako element swojej taktyki, zamierza zastosować techniki negocjacyjne, których realizacja wymaga udziału więcej niż jednej osoby, np. technika negocjacyjna dobry i zły policjant. W takiej sytuacji, lider potrzebuje włączyć do zespołu drugą osobą, która posiada odpowiednie cechy charakteru by odegrać jednego z policjantów.

 

Jak stworzyć zespół negocjacyjny

Po pierwsze, oceń jakiej wiedzy potrzebujesz, do prawidłowego przeprowadzenia danych negocjacji i włącz do zespołu odpowiednich ekspertów. jeśli są to skomplikowane negocjacje prowadzone etapami, ustal z drugą stroną negocjacji jakie tematy będą omawiane ana danym spotkaniu i umówcie się, że po każdej stronie będą osoby znające daną dziedzinę.

Po drugie, zaplanuj i oceń jakich cech charakteru brakuje Ci do przeprowadzenia danych negocjacji i uzupełnij je poprzez włączenie do zespołu osób o takich cechach.

Po trzecie, zorientuj kto pod względem decyzyjnym będzie reprezentował drugą stronę i zapewnij, by w Twoim zespole znalazła się osoba z taką samą lub wyższą mocą decyzyjną (na odpowiednim szczeblu). Uwaga, jeśli planujesz skorzystać z techniki siły wyższej, to dobrze przemyśl jak bardzo decyzyjną osobę potrzebujesz w to bezpośrednio zaangażować

 

Rola lidera zespołu negocjacyjnego

a) Inicjuje negocjacje (zazwyczaj)

Czasami może zostać wezwany do kontynuowania negocjacji rozpoczętych przez kogoś innego, gdy na przykład negocjacje przebiegają w niekontrolowany czy niekorzystny sposób. Liderem w trakcie już trwających negocjacji zostaje także osoba, która bierze udział w realizowaniu techniki negocjacji dobry i zły policjant, itp.

b) Przygotowuje otwarcie negocjacji, ich strategię i taktykę i realizuje je

c) Decyduje o stworzeniu zespołu negocjacyjnego i powołuje jego członków

d) Wdraża członków zespołu w swoją strategię i taktykę, ustala z członkami jakie role będą pełnili

 

Rola zespołu negocjacyjnego i jego członków

Jak już się prawdopodobnie domyślasz, rolą zespołu negocjacyjnego jest:

  • wsparcie merytoryczne dla lidera negocjacji
  • uzupełnienie cech charakteru niezbędnych do skutecznego prowadzenia negocjacji
  • wsparcie decyzyjne dla lidera (jeśli lider nie może decydować w pewnych sprawach)
  • budowa profesjonalnego wizerunku, czyli pokazanie poważnego podejścia do sprawy (siła negocjacyjna i budowanie relacji)
  • Skrócenie czasu negocjacji do niezbędnego minimum – znacznie szybciej realizuje się negocjacje, gdy biorą w nich udział osoby, z którymi można uzgadniać szczegółowe kwestie w trakcie danego spotkania zamiast odpytywać ich o opinie po zakończeniu spotkania negocjacyjnego i organizować kolejne spotkanie celem omówienia tych kwestii

 

Zespół negocjacyjny a budowanie siły w negocjacjach

Zebranie zespołu negocjacyjnego z dobrze dobranych osób pozwala na wzmocnienie siły negocjacyjnej (przetargowej). Wielkość siły zespołu zależy przede wszystkim od kompetencji merytorycznych jego członków w danych tematach. Wiele argumentów i trików można obalić dzięki solidnej wiedzy o przedmiocie negocjacji.

Na siłę zespołu ma także duży wpływ umiejętność koordynacji jego pracy i przebiegu całych negocjacji, za którą odpowiada ich lider.

Na kolejnym miejscu wymieniłbym cechy charakteru i osobowości członków zespołu, jeśli mają one w danych negocjacjach istotne znaczenie (realizacja taktyk, stosowanie technik, itp.)

Bądź ostrożny z liczebnością zespołu negocjacyjnego – nadmiar członków może osłabić jego siłę poprzez wprowadzenie niepotrzebnego zamieszania. Nadmierna ilość członków może wywołać niekończące się dyskusje, no chyba, że taka jest twoja taktyka wywierania wpływu na drugiej stronie negocjacji. Liczebność zespołu negocjacyjnego można ograniczyć, poprzez wzywanie poszczególnych członków do udziału w dyskusji, gdy ta dotyczy akurat tematów, w których dany członek jest kompetentny.

 

 

Skomentuj jako pierwszy!

Dodaj swój komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *