Wygraj negocjacje zanim je zaczniesz cz.2a: ZBUDUJ SWOJĄ SIŁĘ NEGOCJACYJNĄ

Negocjacje
Facebooktwitterpinterestmail

 

W pierwszej części tego cyklu piszę o tym jak dopasować i opracować strategię w negocjacjach, do których zamierzasz przystąpić, co traktuję jako pierwszą z sześciu faz negocjacji, które wyróżniam:

Faza 0: Pojawienie się problemu i decyzja o tym czy negocjować

Faza 1: Przygotowania:

  • identyfikacja rodzaju negocjacji
  • zdefiniowanie celu, opracowanie strategii

Faza 2: Przygotowania do rozmowy negocjacyjnej

a) budowa siły negocjacyjnej

b) wybór formy negocjacji

c) wybór miejsca negocjacji

d) wybór stylu negocjacji

Faza 3: Negocjowanie

Faza 4: Zamknięcie negocjacji – uzgodnienie warunków i stworzenie umowy

Faza 5: Wdrożenie ustaleń i osiągnięcie założonych wyników

Faza 6: Kontrola wdrożenia i ewentualnie korekta wdrożenia lub renegocjacje

 

W tym wpisie przedstawię Ci jak ważna jest siła negocjacyjna i jak możesz ją zmaksymalizować  poprzez odpowiednie przygotowanie się do negocjacji (Faza 2a).

1. SIŁA W INFORMACJI

Często słyszymy powtarzające się slogany „kto ma informację ten ma władzę”, albo „informacja rządzi światem”. Powstały one wraz z rozwojem społeczeństwa informacyjnego w jakim obecnie żyjemy, w którym informacja, w wielu sytuacjach, jest dobrem o najwyższej wartości, decydującym o sukcesach i porażkach w silnie konkurencyjnej gospodarce rynkowej, w polityce, a nawet w życiu i karierze statystycznych obywateli.

Również w negocjacjach informacja może odgrywać kluczową rolę w skutecznym osiąganiu celów. Oto moim zdaniem najważniejsze rodzaje informacji, jakie możesz wykorzystać do budowania swojej siły i przewagi negocjacyjnej:

 

a) Poznaj drugą stronę

Dowiedz się z jakiego środowiska pochodzi Twój oponent.

Czy jest to duża firma, mikroprzedsiębiorca czy osoba prywatna. Środowisko, z którego pochodzi może mieć istotny wpływ na to jakie podejście do negocjacji będzie prezentować. W różnych branżach ludzie mają różne podejścia do tego samego tematu.

Kraj pochodzenia także ma znaczenie – inaczej negocjuje się z Europejczykami, inaczej z Amerykanami a jeszcze inaczej z Azjatami. Spotkania i rozmowy przebiegają nieco inaczej z Niemcami niż Francuzami czy Włochami. Warto wziąć te czynniki pod uwagę i odpowiednio się przygotować z informacji o kulturze danego kraju, o zwyczajach towarzysko-biznesowych, z bieżących wiadomości z tego rejonu lub/i branży z której pochodzi druga strona. Mając takie informacje, Ci znacznie łatwiej zbudować pozytywną relację i zrozumieć postępowanie drugiej strony.

Sprawdź z jaką osobą (osobami) będziesz miał do czynienia:

  1. jaką pełnią rolę w organizacji, którą reprezentują
  2. czy jest to osoba decyzyjna
  3. jeśli to możliwe, to dowiedz się jaki ma charakter, zainteresowania

Jak się tego dowiedzieć?

Organizując spotkanie możesz po prostu poprosić osobę kontaktową o udzielenie informacji kto (nazwiska, stanowiska) weźmie udział w negocjacjach. Mając tą wiedzę, będziesz wiedział czy wszystkie ważne tematy i punkty sporne uda się przedyskutować na jednym spotkaniu, czy jest szansa na podjęcie ważnych decyzji oraz kogo ze swojej strony włączyć do zespołu negocjacyjnego.

Dodatkowo, jeśli jest to firma, mogą przydać Ci się takie informacje o niej jak:

  • jaki ma rozmiar, zasięg
  • jaką ma kondycję i wiarygodność (raporty i sprawozdania finansowe, wywiadownia gospodarcza, informacje z mediów)
  • jakie są jej obszary działalności i czy poruszasz się w jej strategicznym obszarze czy też nie (od tego zależy która ze stron w negocjacjach będzie tą bardziej potrzebującą, lub jaką alternatywę – BATNA – posiada Twój kontrahent)
  • pozycja tej firmy wobec jej konkurencji, itp.

 

b) Poznaj punkt widzenia drugiej strony

W miarę możliwości, zbierz maksymalną ilość informacji o tym:

  • jakie są oczekiwania i potrzeby drugiej strony
  • jaki jest jej cel
  • co jest dla niej najważniejsze

Jak zebrać takie informacje? Poprzez odpowiednie zadawanie pytań. Jeśli tylko możesz, zrób to wcześniej, zanim rozpoczniesz spotkanie negocjacyjne. Jeśli wcześniejsze zebranie tych informacji nie jest możliwe, to przygotuj sobie odpowiedni zestaw pytań, które zadasz swojemu kontrahentowi podczas rozmów.

Dowiedz się więcej o tym, jakie powinny to być pytania z wpisu: Kto pyta nie błądzi.

 

c) BATNA

Zazwyczaj Ty oraz Twój oponent macie swoje BATNA.

Czy warto znać BATNA oponenta?

TAK!!!

Dlaczego warto poznać BATNA oponenta?

Znajomość BATNA oponenta pozwoli Ci na oszacowanie ile możesz ugrać, ile i jakich ustępstw możesz oczekiwać ze strony kontrahenta zanim ten się wycofa z negocjacji. Innymi słowy, wiesz ile możesz z niego „wycisnąć” oraz wiesz z jaką konkurencją się mierzysz.

Jak poznać BATNA kontrahenta?

  1. Możesz go o to spytać, ale jeśli Ci jeszcze nie powiedział, to masz małą szansę by się w ten sposób czegoś dowiedzieć.
  2. Warto zbudować z kontrahentem dobre partnerskie relacje, wtedy sam Ci powie o swojej BATNA. To bardzo dobra ale czasochłonna metoda. Trudno ją zastosować w przypadku jednorazowych negocjacji czy początków współpracy.
  3. Możesz użyć technik negocjacji służących do badania możliwości oponenta, np.:

– „skubanie”, czyli stopniowe żądanie kolejnych ustępstw, wraz z tym jak kontrahent nam je przyznaje, aż do momentu, gdy kolejnego ustępstwa nie da się nam wyegzekwować;

– „badanie głębokości studni” – metoda podobna do skubania, tylko zaczynamy od szokująco wygórowanego oczekiwania wobec drugiej strony i stopniowo je łagodzimy, by znaleźć punkt zwrotny, w którym nasz potencjalny kontrahent zaczyna podejmować negocjacje i nabiera zainteresowania doprowadzeniem do porozumienia;

– „optyk z Brooklyn’u”– nazwa tej techniki pochodzi od jej twórcy, pewnego optyka z Brooklyn’u w Nowym Jorku, który miał specyficzny sposób odpowiadania na pytania swych klientów o cenę. Mawiał „Szkła będą kosztowały 100 dolarów” i obserwował reakcje klienta, a gdy klient nie protestował, to optyk dodawał „za sztukę” i znowu obserwował reakcję. Dalszy brak negatywnej reakcji ze strony klienta powodował kolejne kroki ze strony optyka, który stopniowo dodawał do oferty kosztowne dodatki i ulepszenia, aż do momentu, gdy klient zaprotestował, kiedy zawartość jego „koszyka” zakupowego osiągnęła maksymalną akceptowalną wartość. Zupełnie jak w tym popularnym sprzedażowym dowcipie, w którym klient przyszedł do sklepu tylko po podpaski dla swojej ukochanej, a wyszedł z kupionymi samochodem, jachtem domem nad jeziorem i paroma innymi rzeczami.

Dowiedz się więcej o technikach negocjacyjnych z mojego e-book’a.

Co zrobić z wiedzą o BATNA?

Gdy już znasz BATNA swojego oponenta, to wiesz jaki jest warunek brzegowy, przy którym może dojść do zerwania negocjacji i przy którego przekraczaniu możesz stracić możliwość zawarcia porozumienia (np. sprzedaży), chyba, że będziesz wiedział…

Jak osłabić BATNA oponenta?

Chyba najlepszym sposobem na osłabienie BATNA oponenta jest przedstawienie siebie jako znacznie lepszej niż nasza konkurencja alternatywy, bo zwykle BATNA oponenta oznacza możliwość skorzystania z oferty naszej konkurencji.

Możesz po prostu przedstawiać się w samych superlatywach, wymieniając korzyści (wartości dodane) jakie będzie miał Twój kontrahent z porozumienia z Tobą, jakie już korzyści ma z tego, że z Tobą dotychczas współpracuje, jeśli jest to współpraca trwająca od jakiegoś czasu, lub jakie korzyści mają Twoi obecni klienci, gdy masz do czynienia z nowym potencjalnym partnerem. Możesz wymieniać te cechy, które wiesz, że wyróżniają Cię ponad konkurencję i są warte tego, by na przykład zapłacić za nie nieco wyższą cenę.

Innym, trochę mniej eleganckim, sposobem jest bezpośrednie deprymowanie pozycji konkurenta. Pewnego razu dostałem od mojego dostawcy oficjalne pismo, w którym oznajmił wycofanie się z projektu i negocjacji dotyczących finalnych warunków zawarcia kontraktu dotyczącego projektu, który właśnie pozytywnie przeszedł fazę wdrożenia pilotażowego. Otóż, po wypisaniu kilku ważnych powodów rezygnacji, ów dostawca napisał, że, z uwagi na swoją pozycję rynkową i znajomość branży z niej wynikającą, nie wierzy, że inny dostawca, który zaakceptował moje oczekiwania co do poziomu jakości świadczonych usługi, będzie w stanie taki poziom jakości usług dostarczać bez mataczenia w raportowaniu realizacji tychże usług.

Ciekaw jestem, drogi Czytelniku, co sądzisz o takim przedstawieniu sprawy przez mojego niedoszłego dostawcę? Ja myślę, że jedyne rozsądne wyjście to wykazać się cierpliwością…

 

2. SIŁA W CIERPLIWOŚCI

„Co nagle to po diable”.

Unikaj pośpiechu w negocjacjach – zaplanuj je tak, by kontrahent miał utrudnione wywieranie na Tobie presji czasu, czyli ponaglanie Cię w podejmowaniu decyzji. Zapewnij sobie odpowiednią ilość czasu na zebranie niezbędnych informacji i przeanalizowanie ich. Nie czekaj z podejmowaniem tematu do ostatniej chwili.

Jeśli to Ty przygotujesz sobie odpowiedni zapas czasu, to będziesz mógł sobie pozwolić na to, by nieco przeciągać czas odpowiadania na propozycje drugiej strony oraz na podjęcie ostatecznej decyzji. Zaplanuj swoje działania tak, byś Ty miał dużo czasu, a druga strona mało na podjęcie decyzji. Możesz w ten sposób zniecierpliwić swojego kontrahenta, skłaniając go tym samym do większych ustępstw, czy do okazania jakiejś słabości.

Dowiedz się więcej o technikach negocjacji polegających na operowaniem czasem z tego wpisu.

 

3. SIŁA W ODKRYWANIU SŁABOŚCI

Każdy człowiek oraz każda organizacja mają jakieś słabe strony.

Jakie są ryzyka płynące z posiadania słabych stron?

– gdy druga strona je odkryje, to może je wykorzystać przeciwko Tobie i wzmocnić swoją pozycję,

– możesz być tak skoncentrowany na obronie przed ujawnieniem Twoich słabych stron, że nie będziesz w stanie skupić się na wykorzystywaniu swych mocnych stron i przejściu do „ataku”.

Tak samo jak słabe, na pewno masz jakieś mocne strony i dlatego, zamiast martwić się, że Twoje słabości zostaną ujawnione, powinieneś skupić się na tym jak wykorzystać swoje atuty w jak najwyższym stopniu. Gdy występujesz z pozycji obronnej z obawy przed ujawnieniem słabości, to o wiele trudniej jest Ci zachować pewność siebie, przez co odkrycie Twych słabości staje się jeszcze łatwiejsze.

Jak sobie z tym radzić?

Prawdopodobnie najlepszym sposobem uporania się z tym problemem jest wcześniejsze dokładne przemyślenie tego jakie kwestie mogą być poruszane podczas zaplanowanych negocjacji i wynotowanie swoich słabych i mocnych stron w kontekście tych kwestii. Mając zdefiniowane słabe strony, możesz poszukać sposobów na to jak je wzmocnić lub jak je wykorzystać w negocjacjach. Do tych słabości, których nie możesz dostatecznie wzmocnić, powinieneś przygotować kontrargumenty oraz plany działania na wypadek ich ujawnienia – na przykład, mogą to być argumenty umniejszającej wpływ tych słabości na całokształt omawianej sprawy, albo obracanie ich w żart, itd. Gdy dobrze się przygotujesz do reagowania na próby ujawnienia Twych słabości, to będziesz wiedział jak postępować w tych trudnych sytuacjach i wzrośnie Twoja pewność siebie, co z kolei zwiększy Twoją siłę negocjacyjną.

Wskazówka:

– znaj swoje słabe strony i przygotuj sposoby umniejszania ich znaczenia

– skoncentruj się na wykorzystaniu swoich mocnych a nie słabych stron

– poszukuj słabości po stronie kontrahenta

 

Czy warto ujawniać swoje słabości?

Pewnego razu, mojemu dostawcy bardzo zależało na osiągnięciu porozumienia, ale podczas drobiazgowych negocjacji warunków współpracy, ciągle byliśmy dalecy od ugody. Jedyne, co było bardzo pozytywne podczas tych negocjacji, to wyśmienita atmosfera na płaszczyźnie relacji międzyludzkich. Budowanie pozytywnych relacji i dobrej atmosfery podczas spotkań biznesowych, to niewątpliwie duży atut – mocna strona – mojego dostawcy, którą ten bardzo dobrze wykorzystuje (reguła lubienia i sympatii jest jedną z metod wywierania wpływu). Mając dobrze zbudowaną relację z moim zespołem negocjacyjnym, dostawca w pewnym momencie ujawnił swoją słabość, a mianowicie wyjawił, że przedwcześnie uwzględnił w planach budżetowych zyski z wdrożenia przedmiotowego projektu, pomimo iż nie było żadnej gwarancji, że dojdzie do porozumienia. Z punktu widzenia technik negocjacji, było to bardzo sprytne posunięcie, polegające na tym, by najpierw zbudować dobrą relację z klientem, a potem wzbudzić u niego coś w rodzaju litości, czy empatii, ażeby bardziej go skłonić do ugodowego podejścia do rozmów. Koniec końców, udało się nam zawrzeć porozumienie, podpisać kontrakt i wspólnie wdrożyć projekt, a ja do tej pory nie mam pewności, czy to dobrowolne ujawnienie własnej słabości było prawdą czy tylko blefem.

 

4. SIŁA W WIARYGODNOŚCI

Jeśli, na przykład, ujawniasz swoją BATNA, to zrób to na papierze. To może być pokazanie drugiej stronie oferty złożonej Ci przez konkurencję, z zatuszowanymi danymi firmy, która tą ofertę złożyła. W ten sposób przekonasz swojego oponenta, że nie blefujesz, że lepsza oferta konkurencji, o której mówisz naprawdę została Ci złożona.

Podobnie, dobrymi sposobami wpływającymi na wiarygodność Twoich argumentów mogą być wydruki z wszelkiego rodzaju raportami czy wynikami analiz prawdopodobnych scenariuszy.

Wzmocnienie swojej wiarygodności możesz osiągać także wykorzystując kalkulator czy komputer do wykonywania obliczeń na bieżąco przeliczając efekty ewentualnego wdrożenia propozycji padających podczas negocjacji.

 

5. SIŁA W AUTORYTECIE

Psychologowie udowadniają, że jesteśmy bardziej ulegli wobec osób które rozpoznajemy jako autorytet, dlatego warto byś zadbał choćby w minimalnym stopniu o to, by go wzmocnić w trakcie negocjacji. To może być także wzmocnienie autorytetu zespołu negocjacyjnego jako całości poprzez zgromadzenie w nim ekspertów w poszczególnych dziedzinach, prawnika, kogoś piastującego wysokie stanowisko w Twojej organizacji, itd.

Nie bez znaczenia pozostają także Twój wygląd, maniery, pewność siebie oraz znajomość tematu.

O jeszcze kilku innych sposobach zwiększania autorytetu dowiesz się z tego wpisu.

 

A jaki jest Twój sposób na budowanie swojej siły negocjacyjnej?

 

 


 

KOMENTARZE DO ARTYKUŁU 2
komentarze

  • Hej, widać kupę czasu włożonego w przygotowanie wpisu. Najbardziej mi się spodobał przykład optyka… zupełnie nie znałem tej opowieści.

    Z innej beczki, w przeszłości, „ucząc się” biznesu, kilkakrotnie sam padłem „łupem” negocjatorów. Ot, czasem takich „managerów”, którzy chcieli ze mną ponegocjować „dla sportu”.

    Ponieważ jestem osobą, która lubi przemyśleć sytuację „po”, kilka razy, o ile sytuacja i warunki mi pozwalały – zrywałem lub zmieniałem wynegocjowaną „z użyciem psychomanipulacji” umowę, jeśli stwierdziłem, że finalnie narusza to mój interes w stopniu nadmiernym. W przypadku braku możliwości zerwania 2ga strona otrzymywała obsługę co najwyżej, minimalną, wymuszoną przez umowę.

    Wniosek… sama negocjacja to nie wszystko. To dopiero 1 krok do biznesu.

    • Przytaczasz Remku przykład myślę słabych biznesowo menadżerów, bo mądry menadżer, jeśli podpisuje umowę, to liczy się z tym, że to nie jednorazowy zakup towaru/usługi, więc nie robi głupich podstępów oraz dba o relacje, a umowę traktuje jak zabezpieczenie na trudne czasy (np. późniejszy konflikt, albo po prostu pojawienie się problemu) a nie sposób na zajeżdżenie kontrahenta. Z takim właśnie zdrowym podejściem mam do czynienia na co dzień.

      Nie traktowałbym negocjacji jako jeden czy pierwszy krok do biznesu. Kontrakty się renegocjuje i aneksuje po to by dopracować, albo rozwinąć współpracę między sobą – bez przerwy mam takie sytuacje w pracy. Tak więc ja bym rozwinął Twoją myśl do stwierdzenia, że negocjacje to stały i nieodzowny element biznesu. To nie tylko wstęp, bo sposoby i formy zakańczania współpracy też się często negocjuje, że o tym co pomiędzy nie wspomnę. Zaryzykowałbym nawet postawienie znaku równości między słowami „negocjacje” a „biznes”.

      PS: dzięki za miłe słowo

Dodaj swój komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *