Jak prawidłowo poprowadzić rozmowy nie tylko negocjacyjne

rozmowy
Facebooktwitterpinterestmail

Jak prawidłowo poprowadzić rozmowy nie tylko negocjacyjne

>> Czy sądzisz, że przypadkowy, niekontrolowany przebieg rozmowy negocjacyjnej może zapewnić konkretne, wymierne rezultaty? Jeśli masz potężne, wieloletnie doświadczenie w prowadzeniu tego typu rozmów, to pewnie nie musisz zwracać na to uwagi. W przeciwnym razie, z pewnością zainteresuje Cię poniższy materiał, w którym staram się pokazać jak poprzez świadome prowadzenie rozmów negocjacyjnych możesz zwiększyć swoją siłę negocjacyjną.

 

Udzielaj świadomych odpowiedzi

…zwłaszcza na trudne czy niewygodne pytania. Jeśli otrzymasz pytanie, którego się nie spodziewasz, lub odpowiedź na nie może narazić Cię na straty czy inne ryzyka, wcale nie musisz natychmiast na nie odpowiadać. Masz w zamian kilka opcji do wyboru:

  • zignorować pytanie i kontynuować rozmowę
  • odpowiedzieć pytaniem na pytanie
  • powiedzieć, że odpowiesz, ale za jakiś czas, gdyż musisz najpierw coś sprawdzić lub wyjaśnić (patrz: technika negocjacyjna siła wyższa)
  • odpowiedzieć od razu, ale nie na pytanie, które właśnie padło, tylko na takie, na które chcesz odpowiedzieć
  • zapytać autora pytania, dlaczego je zadaje
  • poprosić o sprecyzowanie swojego pytania

Jeżeli osoba zadająca pytanie, pomimo Twoich prób wymigania się od odpowiedzi, zada je ponownie i będzie nalegała na Twoją odpowiedź, możesz ponowić wcześniej użytą taktykę uniknięcia odpowiedzi lub użyć innej.

Na przykład:

– Kiedy będziesz gotów wdrożyć to rozwiązanie?

– Dlaczego chcesz to wiedzieć już teraz?

– Kiedy będziesz gotów wdrożyć to rozwiązanie?

– Jak już mówiłem, nowa procedura jest dla nas niezbędna.

– Kiedy będziesz gotów wdrożyć to rozwiązanie?

– Odpowiem Ci wkrótce. Najpierw muszę sprawdzić dostępność moich fachowców.

 

Jak to działa na Twoją korzyść

Przyjęło się w społeczeństwie za powszechny zwyczaj, że gdy ktoś zadaje nam pytanie, to należy na nie odpowiedzieć. Nie ma jednak żadnych niepisanych zasad, które mówiłyby co miałoby się stać w przypadku, gdy odpowiedź na zadane pytanie nie padnie. W związku z tym, jeśli nie odpowiesz komuś na pytanie, które Ci zadał, prawdopodobnie wywołasz u niego zmieszanie, dezorientację, dzięki czemu łatwiej przejmiesz kontrolę nad przebiegiem rozmowy.

Umiejętne odpowiadanie na pytania, lub umiejętne nieodpowiadanie na nie to zatem jedna z technik wywierania wpływu na ludzi.

Jeśli szukasz dobrych przykładów umiejętnego nieodpowiadania na pytania, przyjrzyj się wywiadom z politykami lub konferencjom prasowym sportowców, np.:

Przeczytaj także: Kto pyta nie błądzi….

 

Zmieniaj temat

Z pewnością czasami doświadczasz sytuacji, w której rozmowa zaczyna zmierzać w niepożądanym dla Ciebie kierunku. Możesz złamać ten trend poprzez przejęcie inicjatywy i zmianę tematu na inny, niż do tej pory omawiany. Postaraj się znaleźć odpowiedni moment na przerwanie dyskusji i rozpoczęcie nowej, nad inną kwestią.

Jeśli masz trudności ze spontanicznym podsuwaniem nowych tematów, to przygotuj kilka tematów zastępczych jeszcze przed przystąpieniem do danej rozmowy, zwłaszcza gdy ta zapowiada się na trudną.

 

Jak to działa na Twoją korzyść

Umiejętność swobodnego zmieniania tematu to przejaw pewności siebie i sposób na przejmowanie kontroli nad przebiegiem konwersacji oraz kontroli nad tym, jakie treści zostaną omówione i ujawnione podczas rozmowy.

W przypadku mniej poważnych rozmów, lub etapu rozmowy, który ma służyć bardziej budowaniu relacji niż negocjowaniu (bo, na przykład, jest to dopiero wstęp do negocjacji, lub ich koniec i zostało zawarte porozumienie), umiejętność wprowadzania do dyskusji nowych tematów, gdy rozmowa „przygasa” pomaga podtrzymaniu i budowaniu pozytywnej atmosfery.

Osoba często inicjująca nowe tematy przyciąga większą uwagę do siebie oraz do tematów, które porusza. Dzięki temu takiej osobie jest łatwiej sterować przebiegiem rozmowy w kierunku, który jej odpowiada.

Ustal plan działania

Zamiast starać się panować nad przypadkowo przebiegającą rozmową, najlepiej będzie, jeśli z góry ustalisz plan przebiegu rozmowy. Taki plan często nazywany jest agendą i jest to lista tematów do omówienia ułożonych w kolejności, w jakiej będą omawiane.

Następnie, gdy w zakresie poszczególnych tematów zostaną poczynione jakieś konkretne ustalenia, to koniecznie uzgodnij w jaki sposób i kiedy zostaną wdrożone lub osiągnięte, łącznie z ustaleniem kolejności wykonywania niezbędnych działań.

Ażeby mieć szansę na lepszą kontrolę nad przebiegiem rozmowy, to Ty wychodź z propozycją zrobienia takich ustaleń oraz zaproponuj szczegóły. Później, gdy plany są już uzgodnione przez strony, zarówno podczas rozmowy jak i podczas wdrażania ustaleń, pilnuj, czy wszystko jest realizowane w ustalonej kolejności oraz czasie. Reaguj, gdy druga strona usiłuje coś ugrać wychodząc poza ramy ustaleń i nie pozwalaj jej na to powołując się na waszą wcześniejszą „umowę”. To będzie Twój dodatkowy argument przeciwko jej propozycjom.

 

Jak to działa na Twoją korzyść

Gdy wyjdziesz z propozycją ustalenia agendy oraz planu wdrożenia, to pokażesz, że podchodzisz do tematu i drugiej osoby w sposób poważny i profesjonalny, a zatem zyskasz autorytet i zaufanie. To z pewnością wzmocni Twoją pozycję (siłę) w negocjacjach.

Jeśli dodatkowo będziesz pilnować prawidłowej realizacji planu, co do kolejności oraz czasu i nie będziesz pozwalać drugiej stronie na odstępstwa, to staniesz się liderem dyskusji i będzie Ci znacznie łatwiej prowadzić ją w kierunku, do którego dążysz.

 

Uprawiaj pogaduszki „small talk”

Uprawianie rozmów typu small talk, to przede wszystkim przejaw kultury osobistej, uprzejmości, a także otwartości i naturalności. Polega to na prowadzeniu krótkiej, lekkiej rozmowy na niezobowiązujące oraz przyjemne tematy z ludźmi, których nie znamy lub znamy słabo od strony prywatnej.

 

Po co?

Po pierwsze, po to, by okazać komuś szacunek i zainteresowanie.

Po drugie, by przełamać lody i zbudować pozytywną atmosferę dialogu.

Po trzecie, by wybadać z jaką osobą masz do czynienia i w jakim jest ona aktualnie nastroju. Mając taką wiedzę możesz lepiej dostosować swój styl prowadzenia rozmowy, tak by lepiej się do tej osoby dopasować. Ludzie łatwiej zgadzają się na składane im propozycje, gdy rozmawiają z osobą prezentującą podobny styl bycia niż, gdy spotykają kogoś zupełnie od siebie odmiennego.

 

O czym?

Jak wspomniałem poniżej, powinny to być lekkie, neutralne i pozytywne tematy, na przykład: hobby, pogoda, wiadomości dnia, sport, wspólni znajomi, urlopy, komplementy…

Zdecydowanie należy unikać tematów kontrowersyjnych, niewygodnych, gdyż wprowadzają one złą atmosferę, np. śmierć, choroby, religia, polityka…

 

Kiedy?

Na pewno zawsze na początku spotkania (przełamywanie lodów, badanie drugiej osoby).

W przerwach, dla wypełnienia czasu i rozluźnienia atmosfery, zwłaszcza gdy prowadzimy trudne rozmowy.

Gdy dochodzi do pojawienia się silnego napięcia podczas uzgadniania ważnych i trudnych kwestii – nawet bardzo profesjonalni negocjatorzy potrafią w takiej sytuacji rzucić jakiś żart czy anegdotę dla rozluźnienia.

W trakcie przełamywania negocjacyjnego impasu, bo to pomaga odwrócić uwagę od problemu, gdy nie można znaleźć niego rozwiązania i wrócić do niego po chwili z bardziej świeżym podejściem.

 

Uwaga: nie zapominaj, by przy okazji uprzejmie słuchać tego co mówi druga osoba, bo to też wpływa na budowanie relacji i atmosfery podczas późniejszych poważnych rozmów.

 

 

KOMENTARZE DO ARTYKUŁU 2
komentarze

  • Oj tak – umiejętność słuchania jest bardzo ważna. Rozmówca słucha nas wtedy, gdy czuje, że i my go słuchamy. Świetny artykuł, bardzo przydatny w życiu 🙂

    //Usunięto komercyjny link//

  • Jak zwykle solidna dawka wiedzy na temat negocjacji lub po prostu zwykłej, ludzkiej rozmowy gdzie słucha się tego co mówi druga osoba i w odpowiedni sposób reaguje. Dobrze, że wpadłem na twojego bloga. Może jeszcze czegoś się z niego nauczę? 🙂

Dodaj swój komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *