Wygraj negocjacje zanim je zaczniesz cz.2b: Komunikacja

Negocjacje i komunikacja
Facebooktwitterpinterestmail

DOBIERZ FORMĘ NEGOCJACJI – Komunikacja

 

Komunikacja jest kolejną ważną kwestią w obrębie strategii, która ma istotny wpływ na przebieg i skuteczność negocjacji, Wybór odpowiedniej formy negocjacji, a właściwie formy komunikacji interpersonalnej w wielu sytuacjach może przesądzić o powodzeniu negocjacji.

Na wstępie przytoczę najważniejsze elementy komunikacji interpersonalnej, o których należy pamiętać w kontekście negocjowania.

Definicja wg słownika PWN:

Komunikacja interpersonalna

to podejmowanie w określonym kontekście wymiany werbalnych i pozawerbalnych sygnałów w celu osiągnięcia lepszego poziomu współdziałania lub pogłębiania więzi międzyludzkich.

 

Sygnały werbalne – zwane także komunikacją werbalną, to to co mówimy/słyszymy oraz piszemy/czytamy, czyli treść.

Sygnały pozawerbalne (niewerbalne) – zwane także komunikacją niewerbalną, to mimika twarzy, gestykulacja, postawa ciała, ruchy ciała, intonacja głosu, wygląd fizyczny, kontakt wzrokowy, zmiany odległości między partnerami…

Więcej o składnikach komunikacji interpersonalnej przeczytasz tutaj.

 

Według Alberta Mehrabiana, profesora psychologii z Uniwersytetu Kalifornijskiego, przekaz informacji w komunikacji międzyludzkiej można podzielić na trzy strumienie składowe:

  1. Treść wypowiedzi
  2. Brzmienie głosu
  3. Komunikacja niewerbalna

Albert Mahrebian, w efekcie swych badań, określił także jaki udział procentowy ma każda z powyższych składowych w przekazywaniu informacji podczas komunikowania się – oto bardzo popularny schemat obrazujący wyniki tych badań:

negocjacje-komunikacja-wykres1Jak widzisz na rysunku powyżej, sama treść w typowej komunikacji interpersonalnej stanowi zaledwie 7% informacji jakie są przekazywane między komunikującymi się osobami. Aż 93% informacji wysyłamy i odbieramy poza samą treścią przekazu! Oznacza to, że ważniejsze jest to jak a nie co jest mówione, ponieważ oprócz samej treści przekazujemy i odczytujemy emocje, postawę, nastawienie do sprawy i/lub rozmówcy. Nie potrzebujemy analizować treści by się zorientować, czy ktoś jest przygotowany do rozmowy, czy mu bardzo zależy na zakupie/sprzedaży, czy się spieszy, czy temat jest dla niego bardziej lub mniej ważny, itd. W owych 93-ech procentach otrzymujemy (a także sami przekazujemy) potężną dawkę informacji podczas komunikowania się. Dlatego nie powinniśmy ignorować tego obszaru, gdyż, skoro jest on tak istotny w przekazie informacji, to panując nad nim możemy mieć duży wpływ na to jak jesteśmy odbierani i co jesteśmy w stanie wyczytać z zachowania drugiej osoby.

W takim właśnie schemacie przywykliśmy przetwarzać informacje podczas komunikowania się, ale…reguła 7-38-55 (czy 7-93) tyczy się przede wszystkim komunikacji w formie osobistego spotkania, a przecież negocjacje osobiste to nie jest jedyna z praktykowanych form.

 

Jak składniki komunikacji mają się do doboru formy negocjacji?

W mojej praktyce spotykam się z trzema formami prowadzenia negocjacji:

  1. Przez email
  2. Przez telefon
  3. Osobiście

Każda z tych form ma swoje wady i zalety oraz każda z nich wymaga odpowiedniego podejścia by z poszczególnych zalet skorzystać, a wady zminimalizować.

Skoro osobista forma kontaktu zapewnia pozawerbalny przekaz informacji na poziomie 93% całego przekazu, to pozostałe z wyżej wymienionych form będą już miały inne proporcje, przez co musisz być czujni jak się komunikujesz przy ich użyciu i jak interpretujesz informacje, które w tych formach otrzymujesz.

Nie znam żadnych badań określających proporcje składników komunikacji dla form telefonicznej i pisemnej, ale opisałbym je następującym schematem:

negocjacje-komunikacja-wykres2

Przy pomocy tego prostego narzędzia możesz w łatwy sposób dobrać formę negocjacji do swoich preferencji oraz sytuacji, i tak na przykład:

  • Jeśli jesteś bardziej wzrokowcem niż słuchowcem, to najlepszą dla Ciebie formą będzie spotkanie osobiste (rozmowa, prezentacja, itd.), ewentualnie wiadomość email z załącznikami wizualizującymi przekazywane treści;
  • Jeśli jesteś typowym słuchowcem, to prawdopodobnie lepszą dla Ciebie formą będzie rozmowa telefoniczna;
  • Ekstrawertyk powinien wybrać spotkanie lub rozmowę telefoniczną, a introwertyk może mieć szansę lepszego wyrażenia swych myśli pisemnie poprzez wiadomość email;
  • Ten sam ekstrawertyk, który często lub chwilowo ma problem z opanowaniem swoich emocji, może w danej sytuacji rozważyć formę pisemną, gdyż wtedy będzie miał czas na dokładne przemyślenie treści, którą chce przekazać i nieco ochłonie zanim przekaże coś, czego nie powinien, itd.

 

Jak uzupełniać przekaz informacji w poszczególnych formach negocjacji

Oto jakie moim zdaniem wady i zalety z uwagi na składniki komunikacji posiadają poszczególne formy negocjacji i jak je polepszyć:

negocjacje-komunikacja-wykres3

 

Forma negocjacji a czas i poziom skomplikowania tematu

Wybór formy negocjacji może być niekiedy podyktowany czasem jakim dysponujesz na załatwienie jakiejś sprawy i osiągnięcie porozumienia oraz tym jak bardzo skomplikowany temat masz do omówienia. Oczywiście, bez względu na formę, trudno przewidzieć jak potoczą się negocjacje i ile potrwają oraz czy zakończą się porozumieniem czy też jego brakiem. Niemniej, uważam, że czasochłonność poszczególnych form negocjacji oraz ich dobór do tematyki można scharakteryzować w następujący sposób:

Email – długo, dobre dla bardzo zapracowanych ludzi oraz spraw niewymagających natychmiastowego załatwienia. Można stosować do spraw bardziej złożonych, wymagających zaangażowania większej liczby osób (zespołu ekspertów), ale w celu uniknięcia zamieszania korespondencja powinna być wymieniana pomiędzy dwoma osobami, które koordynują wewnętrzne dyskusje po swoich stronach

Osobiście – znacznie szybciej niż przez email, ale umówienie spotkania może odwlekać się w czasie. Dobre dla tematów bardziej złożonychnegocjacji problemowych, także gdy w negocjacje zaangażowana jest grupa osób (zespół negocjacyjny) przynajmniej po jednej ze stron, gdy ważne jest zbudowanie relacji.

Przez telefon – zazwyczaj najszybsza forma negocjacji. Dobra dla spraw mało i średnio skomplikowanych.

 

Mam nadzieję, że moje przemyślenia na temat doboru formy negocjacji przedstawione powyżej ułatwią Ci dobór właściwych dla Ciebie oraz dla sytuacji, w których się będziesz znajdował, form komunikacji w negocjacjach.

A może masz już swoją ulubioną formę komunikacji? Chętnie dowiem się dlaczego ją cenisz…

 

 

 

KOMENTARZE DO ARTYKUŁU 5
komentarzy

Dodaj swój komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *