KONIEC – jak skutecznie zamknąć negocjacje

zasada pareto
Facebooktwitterpinterestmail

KONIEC – jak skutecznie zamknąć negocjacje

-> Do napisania tego artykułu skłoniła mnie sytuacja, której doświadczam w swojej pracy pisząc ten artykuł. Polega ona na tym, że po długich i żmudnych negocjacjach dość skomplikowanego kontraktu, kiedy już większość trudnych punktów została uzgodniona, strony nadal drążą wcześniej uzgodnione zasady współpracy, przez co koniec procesu negocjacji oddala się w nieskończoność, co już zaczyna rodzić niepotrzebne napięcia w relacjach między negocjującymi ze sobą zespołami. Nie można tu mówić o typowym impasie, gdyż obie strony nadal widzą pole do negocjacji, ale próby rozważenia kolejnych drobnych ustępstw stają się coraz trudniejsze i czasochłonne. Postanowiłem więc dobrze przemyśleć i opisać to, jak można znaleźć wyjście z takiej sytuacji, czyli gdy obie strony są już na 99% zgodne i o włos od zawarcia porozumienia typu win-win, ale ciągle obawiają się zamknięcia negocjacji w punkcie, w którym się właśnie znajdują.

Oto kilka powodów, które, moim zdaniem, mogą być powodem niekończących się negocjacji i moje pomysły radzenia sobie z nimi.

 

1. Przełam strach przed konsekwencjami podjęcia decyzji

Kiedyś, w mojej wspólnocie osiedlowej, usiłowaliśmy podjąć wspólną i jednogłośną (przynajmniej 90% za) decyzję o wynajęciu zewnętrznego administratora osiedla. Czy to zrobić i w jakiej formie było przedmiotem negocjacji pomiędzy mieszkańcami, gdyż wyłoniły się pewne grupy zwolenników konkretnych rozwiązać jak również grupy osób posiadających podobne obawy. Zrodziły się pewne konflikty, ale na drodze mozolnych pertraktacji wypracowaliśmy dwa najbardziej rozsądne warianty do wyboru. Każdy z nich miał swoje wady i zalety, ale każdy z nich rozwiązywał przeważającą część naszych problemów i pomagał w realizacji zamiarów.

Niestety, pomimo iż zdecydowana większość mieszkańców oficjalnie opowiadała się za jedną i tą samą z tych opcji, to nie zapadła żadna decyzja, ponieważ każdy interpretował inaczej możliwe skutki podjęcia decyzji o wyborze konkretnej opcji, co wiązałoby się z niewielkimi acz regularnymi wydatkami i polegało na zaufaniu komuś z zewnątrz.

Moim zdaniem, wybór którejkolwiek z opracowanych opcji byłby korzystny, a obawy niektórych mieszkańców szybko zostałyby zweryfikowane i rozwiane lub potwierdzone. W przypadku ich potwierdzenia, dość szybko można by było zrezygnować z tego wyboru i skorzystać z drugiego z wypracowanych rozwiązań.

Podsumowując, kiedy jedna ze stron lub obie strony obawiają się skutków podjęcia konkretnej decyzji, to zaproponuj byście się umówili, że przygotujecie plan awaryjny i pójdziecie naprzód. Jeśli obawy się ziszczą, to skorzystanie z planu B, by zniwelować niekorzystne konsekwencje.

 

2. Uświadom wybór

Jeśli na drodze negocjacji wypracowaliście, tak jak w przykładzie powyżej, dwie podobne do siebie opcje do wyboru, albo jeśli osiągnęliście porozumienie we wszystkich kwestiach z wyjątkiem jednej, to podsumuj tą sytuację i przedstaw obie opcje, a następnie powiedz, że w tej sytuacji pozostaje już tylko wybrać jedną z nich, gdyż dalsze pertraktacje będą tylko stratą czasu.

 

3. Zatrzymaj przeciąganie negocjacji

Gdy już ustąpiłeś w wielu kwestiach, by zbliżyć się do porozumienia, a druga strona nadal oczekuje od ciebie szeregu drobnych ustępstw (technika negocjacyjna „dokręcanie śruby”), które już stają się dla Ciebie zdecydowanie niekorzystne, to stanowczo odmów udzielania dalszych i kontynuowania tej gry negocjacyjnej. Uświadomisz drugiej stronie, że doszliście do granicy, której Ty nie zamierzasz przekroczyć. Jeśli do tej pory ustaliliście warunki korzystne dla obu stron, to ta druga strona z pewnością zacznie w takiej sytuacji zmierzać ku zawarciu porozumienia.

 

4. Uzupełnij brakujące szczegóły

Podczas prawidłowo prowadzonych negocjacji rozmowy prowadzi się przede wszystkim wokół najważniejszych dla obu stron parametrów. To sprawia, że sprawy drobne zsuwane są na dalszy plan, ale nadal należy je omówić. Zwykle zostawia się to na koniec, gdy w główne punkty sporne są już uzgodnione.

Upewnij się, że po osiągnięciu porozumienia w najważniejszych kwestiach potrzebujecie jeszcze doprecyzować drobne parametry, po czym oznajmij drugiej stronie, że „skoro nawet drobne kwestie zostały uzgodnione, to czas na zamknięcie negocjacji”.

 

5. Zidentyfikuj kość niezgody

Czasami, na pierwszy rzut oka cały proces negocjacji przebiega poprawnie a negocjujące strony wydają się być zgodne w kluczowych kwestiach, ale nadal nie udaje się zamknąć negocjacji, które toczą się wokół coraz to dziwniejszych argumentów.

To może oznaczać sytuację, w której nikt jeszcze dokładnie nie zidentyfikował i nie nazwał ważnego argumentu, który do tej pory nie został omówiony i uzgodniony. Koniecznie go ustal, a w tym celu postaraj się zadać drugiej stronie serię odpowiednich pytań.

Sądzę, że wymieniłem najbardziej prawdopodobne problemy stanowiące przeszkody w szybszym zamykaniu negocjacji.

 

Sformalizuj zakończenie negocjacji

Koniec negocjacji może objawić się na dwa sposoby:

a) brak porozumienia

b) osiągnięcie porozumienia

W każdym z tych przypadków warto, by strony dokładnie potwierdziły sobie jak rozumieją efekt zakończenia rozmów tak, by później nie było wątpliwości czy nieporozumień z powodu różnych interpretacji skutków negocjacji przez ich poszczególne strony.

W obu przypadkach zrób podsumowanie pertraktacji – przedstaw jak rozumiesz sytuację, w czym jesteście zgodni a w czym zostały poczynione kompromisy i na jakich warunkach. Poproś drugą stronę by potwierdziła, czy tak samo rozumie efekt końcowy negocjacji.

W przypadku negocjacji biznesowych, czy dotyczących poważniejszych transakcji lub konfliktów, napisz takie podsumowanie na papierze i niech strony je podpiszą, lub prześlij je drogą mejlową z prośbą o zwrotne potwierdzenie, że druga strona zgadza się z przedstawioną przez Ciebie wersją interpretacji. To może być bardzo dobra baza do napisania umowy oraz swego rodzaju gwarancja, że ktoś nie zmieni zdania bez powodu.

Jeśli nie doszło do osiągnięcia porozumienia, to niech to podsumowanie przyjmie formę protokołu rozbieżności. Warto go spisać, na wypadek, gdyby któraś ze stron za jakiś czas przemyślała swoje stanowisko i chciała je zmienić. Będzie wtedy łatwiej ponownie otworzyć takie negocjacje.

 Koniec.


 

Skomentuj jako pierwszy!

Dodaj swój komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *