Jak zarobiłem 10.000 zł w trakcie 5-minutowych negocjacji

Facebooktwitterpinterestmail

Jak zarobiłem 10.000 zł w trakcie 5-minutowych negocjacji, czyli 2.000 zł/min

 

_ Dziś postanowiłem napisać o tym jak pewnego razu przeprowadziłem szybkie negocjacje przez telefon uzyskując piorunujący efekt w postaci redukcji ceny o ok 20%, czyli o 10 tyś zł i to podczas zaledwie 5-minutowyej rozmowy telefonicznej. Oznacza to, że podczas tej rozmowy zarabiałem 2 tyś zł/min. Całkiem ładny wynik, prawda? (:

W poniższym artykule skupiam się na tym, by pokazać Ci szczegółowo cały proces tych negocjacji, czyli:

  • analizę sytuacji
  • opracowanie strategii
  • zdefiniowanie celu negocjacji
  • przygotowanie się na napotkanie ewentualnych przeszkód
  • przygotowanie planu negocjacji
  • przebieg rozmowy i jej skutki
  • analizę post factum negocjacji i czego się dzięki niej nauczyłem

Zanim przejdę do przedstawienia i analizy sytuacji, wyjaśnię Ci jaka jest moja rola w tych negocjacjach i według jakich zasad funkcjonuję w organizacji. Ułatwi Ci to zrozumienie moich działań i decyzji, o których piszę poniżej.

 

Kontekst organizacyjny

Otóż, jeśli jeszcze tego nie wiesz, zawodowo zajmuję się realizacją projektów zakupowych (nieco więcej na mój temat przeczytasz tutaj). Część z takich projektów inicjowana jest przez tzw. klientów wewnętrznych, czyli poszczególne działy firmy, które zgłaszają potrzebę zakupu jakiegoś dobra (towaru lub usługi).

Tak też było w przypadku, o którym piszę poniżej – dział marketingu zgłosił się do mnie bym zrealizował proces zakupu usługi przeprowadzenia badań rynkowych.

 

Kontekst sytuacyjny

Dostałem od działu marketingu oferty od trzech dostawców. Oferty te zostały przygotowane przez oferentów po tym jak dział marketingu dokładnie przedyskutował z tymi firmami swoje potrzeby i zakres projektu.

Tak więc pierwsza ważna część procesu – zapytanie ofertowe i zebranie ofert – została już przeprowadzona przez dział marketingu. Zazwyczaj robi to dział zakupów, ale z uwagi na to, że badania rynkowe to skomplikowany merytorycznie temat wymagający eksperckiej wiedzy z dziedziny marketingu, pozwalamy na taki sposób zainicjowania procesu zakupowego.

Dalsza część procesu bezwzględnie należy do mnie.

Tak więc dostałem trzy oferty wraz z informacjami, że:

  • Projekt którego dotyczą planowane badania rynku jest dla firmy strategiczny i wymaga sfinalizowania procesu zakupowego w jak najkrótszym czasie
  • Dla klienta wewnętrznego wynegocjowanie lepszej ceny niż te z ofert nie jest priorytetem, ponieważ poziomy cenowe zaoferowane przez oferentów mieszczą się w założonym budżecie
  • Dział marketingu ocenił oferty pod względem merytorycznym, ocenił także podejście i doświadczenie oferentów i na tej podstawie wskazuje Dostawcę A jako preferowanego (oferowana przez niego cena nie jest najniższa)

Może wynegocjowanie lepszej ceny nie jest w tym przypadku najważniejsze dla mojego klienta wewnętrznego (działu marketingu), ale jednym z głównych zadań działu zakupów – mojego działu – czyli i moim zadaniem, jest realizacja zakupów po optymalnej cenie. Zaznaczam, że celowo nie piszę, że po najniższej cenie – jak myślisz dlaczego?

W związku z powyższym, w tej sytuacji do mnie należy podjęcie decyzji czy będę negocjował ceny. Ażeby podjąć taką decyzję, potrzebna mi będzie

 

Analiza sytuacji

… a konkretnie, by prawidłowo podjąć decyzję o tym czy będę negocjował, powinienem:

  1. Przeprowadzić szczegółową analizę konkurencyjnych ofert by dokładnie je do siebie porównać
  2. Zastanowić się czy mam szansę na wynegocjowanie lepszej ceny
  3. Zastanowić się czy posiadam odpowiednie argumenty i narzędzia do podjęcia negocjacji

Porównanie ofert: oto skrócone na potrzeby tego artykułu zestawienie ofert:

tabela ofert Z powyższej tabeli wynika, że oferty trudno porównać w sposób bezpośredni, ponieważ minimalnie różnią się one między sobą oferowanym zakresem – zawierają inne liczby modułów.

Ażeby porównać takie oferty, należy „sprowadzić je do wspólnego mianownika” i dopiero wtedy porównać „jabłko do jabłka”.

W tym przypadku sprowadzenie do wspólnego mianownika jest dość proste – wystarczy cenę każdej oferty przeliczyć na jednostkową cenę pojedynczego modułu z danej oferty, czyli podzielić cenę z oferty przez ilość oferowanych w niej modułów, a następnie każdą z cen jednostkowych pomnożyć przez ilość modułów, która nas interesuje – w tym przypadku przez 9 modułów – by uzyskać porównywalne wartości usług od poszczególnych dostawców:

Dostawca B: [wartość] / 8m * 9m

Dostawca C: [wartość] / 12m * 9m,

Czyli:

NEGO_ART_10tys-w-5min_Rys03bZ powyższego porównania wnioskuję, że oferta pochodząca od preferowanego Dostawcy A jest o 9,5 tys zł wyższa od najlepszej z trzech ofert.

Czy, w związku powyższym, mam szansę uzyskać lepszą cenę u Dostawcy A niż ta, którą oferuje?

Moim zdaniem tak, ponieważ, jak widać z powyższego porównania, inna firma jest w stanie przeprowadzić te same badania za znacznie niższą cenę.

Jakie mam więc argumenty, których mógłbym użyć w negocjacjach z Dostawcą A?

  • konkurencja jest tańsza o 9,5 tys zł
  • konkurencja przy niższej cenie może zrealizować taki sam projekt w czasie o 6 dni roboczych krótszym

Niezbyt wiele tych argumentów, ale do tak prostych negocjacji powinny wystarczyć, zważywszy, że duża różnica w cenie w stosunku do konkurencji to silny argument.

Duża rozbieżność w cenach tej samej usługi nie powinna dziwić tak bardzo jak duża różnica w przypadku kupna-sprzedaży rzeczy. Niemniej, zawsze w takich przypadkach należy sprawdzić skąd wynika ta dysproporcja w cenie. Możliwe powody to:

  • wysoka marża (dostawca może liczyć na to, że nie porównasz ofert, że nie będziesz negocjować, bo ten wydatek może być małą kwotą w porównaniu do budżetu dużego projektu, który realizujesz, itd.)
  • występuje różnica między faktycznym zakresem usług, która nie wynika bezpośrednio z przedstawionej oferty
  • niezrozumienie potrzeb klienta przez któregoś z dostawców
  • różnica w jakości

Właśnie powyższe punkty będę chciał sprawdzić jeśli podejmę się negocjacji. Może z wyjątkiem dwóch ostatnich, bo w tym przypadku, zdaję się na rekomendację z działu marketingu. Gdybym jej dotąd nie dostał, to i tak poprosiłbym o nią dział marketingu jako eksperta, gdyż sam za mało wiem o marketingu i tego typu usługach.

Czy, pomimo dość dużej presji czasu na dokończenie procesu, zdecyduję się na przeprowadzenie negocjacji?

W oparciu o powyższą analizę, zdecydowanie TAK.

To proste negocjacje i dlatego zakładam, że nie powinny długo potrwać.

 

Opracowanie strategii negocjacyjnej

Pomimo silnej presji czasowej, postanowiłem poświęcić maksimum uwagi i dostępnego czasu na solidne przygotowanie strategii. Słabo znam się na tematyce, której dotyczy ta akcja ofertowa, więc potrzebuję solidnie się przygotować, zanim doprowadzę ten proces do końca.

Pierwszy etap opracowywania strategii negocjacji to decyzja o tym jakiego rodzaju mają to być negocjacje – pozycyjne czy problemowe, a może pakietowe?

Negocjacje pozycyjne to takie, w których obieramy jakieś stanowisko, na przykład konkretny poziom cenowy, do którego będziemy dążyć.

Negocjacje problemowe to takie, w których zamiast bić się o osiągnięcie konkretnego, z góry założonego stanowiska, poszukujemy rozwiązania problemu, rozwiązania alternatywnego, które zadowoli obie strony.

Negocjacje pakietowe to takie, w których negocjujemy szeroki zakres i dążymy do wypracowania procedur i procesów, dzięki którym razem z dostawcą zrealizujemy wspólne cele.

Jako, że:

  • Zakres usług mam już ustalony
  • Mam wstępnie wytypowanego dostawcę, który najlepiej ze wszystkich oferentów rozumie temat i jego oferta jest najlepiej dopasowana do potrzeb mojej firmy
  • Mam presję czasu

to raczej nie mam czasu na rozwiązywanie problemu i szukanie drogi do wypracowania z jednym z dostawców jakiegoś rozwiązania. Nie mam też takiej potrzeby, bo zakres badań i ich forma zostały ściśle określone podczas wyczerpujących rozmów, które z dostawcami przeprowadził dział marketingu.

Postanawiam zatem, że będą to negocjacje pozycyjne, czyli polegające tylko na osiągnięciu lepszej ceny, bez modyfikacji oferty i bez organizowania dodatkowego zaangażowania w projekt.

Z powyższego mogę już także zdefiniować mój

 

Cel negocjacji

jest nim:

podpisanie umowy z Dostawcą A na realizację usługi badań rynku po jak najbardziej atrakcyjnej cenie i bez zmiany zakresu oferty.

Skoro cel mam już sformułowany, to pora na przemyślenie jakie są przeszkody na które mogę się natknąć podczas tych negocjacji i jak sobie z nimi poradzę.

 

Przeszkody na drodze do celu

Przeszkody, które najprawdopodobniej mogę napotkać w tych negocjacjach to:

NEGOCJACJE_10tys-w-5min_Rys01

Jak widzisz z powyższego zestawienia, zastanawiając się nad sposobem radzenia sobie z przeszkodami, które mógłbym napotkać podczas rozmów z dostawcą, zaczynam tworzyć istotne elementy strategii negocjacji, do których się przygotowuję.

 

Przeczytaj także:

Cel w negocjacjach – 10 profesjonalnych kroków do jego wyznaczenia i realizacji

 

Następnym krokiem przygotowań jest określenie

 

BATNA

Pojęcie BATNA to skrót, akronim, od angielskiego Best Alternative To a Negotiated Agreement, czyli jest to ustalenie jaką mam alternatywę, jeśli nie dogadam się z Dostawcą A.

W moim przypadku, tą alternatywą jest konkurencyjny dostawca, który złożył ofertę, w której obecnie cena jest najlepsza.

 

Strategia cenowa

Pora na ustalenie strategii cenowej dla tych negocjacji. Polega to na określeniu trzech poziomów cen:

  1. Maksymalna akceptowalna cena, powyżej której będę rozważał skorzystanie z BATNA
  2. Cena optymalna, docelowa
  3. Najlepsza realna (ale śmiało wyznaczona) cena jaką moim zdaniem mam szansę uzyskać

A zatem moja strategia cenowa wygląda następująco:
 NEGO_ART_10tys-w-5min_Rys02

Czyli, zacznę negocjacje od dążenia do osiągnięcia ceny 44 tyś zł, po to by mieć dużą szansę osiągnąć zadowalającą i realną cenę transakcyjną, którą prognozuję na poziomie 49 tyś zł. Ostatecznie, mogę się zadowolić ceną 55 tyś zł, ponieważ jest to cena mieszcząca się w założonym budżecie działu marketingu, któremu zależy na zakupie usługi od Dostawcy A z uwagi na kompetencje tego dostawcy. Jeśli z jakichś powodów Dostawca A się wycofa (co jest bardzo mało prawdopodobne) lub w wyniku weryfikacji z nim zakresu oferty zechce podnieść cenę, to rozważę skorzystanie z przygotowanej wcześniej alternatywy (BATNA).

 

Strategia / plan rozmowy negocjacyjnej

Gdy już najważniejsze elementy strategii negocjacyjnej zostały ustalone, pora na zaplanowanie przebiegu samej rozmowy negocjacyjnej i przygotowanie się do niej.

negocjacje, techniki negocjacjiSposób prowadzenia rozmowy negocjacyjnej może przybrać jedną z następujących form:

 

SPOSÓB KOMENTARZ
Osobisty Zwykle preferuję ten sposób, ale negocjacje w tym przypadku dotyczą stosunkowo niedużej kwoty i są dość proste. Dodatkowo, mam mało czasu, więc nie jest to sposób optymalny
Korespondencyjny (email) Wygodne, dają czas na przemyślenie odpowiedzi, dobre do małych i średnich
Telefonicznie Idealne do mniejszych, prostszych negocjacji. Szybkie.
Za pośrednictwem agenta (np. prawnika, itp.) Tylko do negocjacji problemowych dużego kalibru

 

Uznaję, że, z uwagi na ograniczenia czasowe i małą złożoność, postanawiam, że przeprowadzę te negocjacje przez telefon. Da mi to dodatkowo możliwość wcześniej zaplanowanego omówienia z dostawcą szczegółów oferty i lepszego zrozumienia tematu.

No to do dzieła!

Czas przejść do finału, czyli do odbycia rozmowy negocjacyjnej z dostawcą.

W oparciu o wcześniejsze przygotowania, postanowiłem, że najpierw wypytam dostawcę o parę szczegółów oferty, by ją lepiej zrozumieć, a następnie oznajmię, że jego oferta merytorycznie jest bardzo dobra, ale, w oparciu o porównanie cen od kilku dostawców, mogę zapłacić 44 tyś zł zamiast oferowanych 55 tyś zł.

Gdy zadzwoniłem do dostawcy, po drugiej stronie usłyszałem głos miłej, spokojnej kobiety, a z tego głosu od razu odczytałem, że nie jest ona twardym graczem negocjacyjnym oraz że bardzo zależy jej na zawarciu transakcji z moją firmą.

Postanowiłem to wykorzystać.

negocjacje, techniki negocjacjiPo pierwsze, to tylko utwierdziło mnie w realizacji mojego planu na tą rozmowę i dodało jeszcze większej pewności siebie.

Po drugie, postanowiłem zastosować dodatkowo psychologiczną technikę dopasowania się do rozmówcy. To pomaga w budowaniu relacji oraz w przekonywaniu do swoich argumentów.

W tym przypadku było to dopasowanie do łagodnego brzmienia głosu mojej rozmówczyni oraz wykazanie pewnego rodzaju troski o wspólne stworzenie warunków do tego bym miał argument (odpowiednią cenę) do tego by to właśnie tego dostawcę wybrać spośród oferentów.

Jednym z argumentów, których użyłem, było to, że procedury mojej firmy nie pozwalają mi na wybór dostawcy, którego oferta jest gorsza (technika negocjacji zwana „siłą wyższą” – więcej o niej dowiesz się z mojego ebooka).

Wyjaśniłem, że ja też chcę współpracować z tym dostawcą, ale muszę wybrać najlepszą ofertę. Wyjaśniłem także, jaka ta oferta powinna być, by mnie zadowoliła (czyli 44 tyś zł).

Moja propozycja nie została odrzucona. Dostawca poprosił o kilka godzin czasu na zastanowienie się i przekalkulowanie oferty. Po kilku godzinach dostałem wiadomość, że dostawca skorygował ofertę, usuną z niej jeden, nieistotny dla mojej firmy drobiazg i ustalił cenę na poziomie 44,5 tyś zł.

Oczywiście zaakceptowałem tą ofertę.

Powyższa rozmowa trwała niespełna 5 minut i dała mi oszczędność 10 tyś zł. Innymi słowy, z każdą minutą tej rozmowy zarabiałem dla firmy 2 tyś zł.

Szybka gotówka w kilku krokach! >>>>>

Analiza post factum

Kilka dni później, w rozmowie z osobą, która pracuje w tej branży, dowiedziałem się, że branża przeżywa kryzys i firmy tego typu cierpią na niedobór zleceń. W związku z tym, dla firm prowadzących badania rynkowe, każda okazja na podjęcie zlecenia jest bardzo ważna i dlatego bardzo im zależy… a zatem łatwiej przekonywać ich do ustępstw.

WNIOSEK:

Gdybym miał taką informację o rynku przed negocjacjami, to moja strategia cenowa wyglądała by prawdopodobnie następująco:

BATNA <- 55 / 46 / 39

…czyli dążyłbym do wynegocjowania jeszcze lepszej ceny i prawdopodbnie osiągnąłbym nieco lepszy wynik od tego, który faktycznie osiągnąłem.

Dowodem na to, że niedoszacowałem wielkości ustępstwa do którego skory był dostawca jest także to, że dość łatwo udało mi się osiągnąć moją najlepszą prognozowaną cenę transakcyjną.

Niemniej, uważam, że, patrząc poprzez pryzmat zasady Pareto, jak na tak szybko przeprowadzone negocjacje, do których przygotowania miałem mało czasu a dostęp do informacji o rynku mocno ograniczony, to i tak osiągnąłem wyśmienity wynik.

 

Nadal nie wiesz jak przeprowadzić szybki proces negocjacyjny? Przeczytaj artykuł o jeszcze szybszym sposobie na negocjacje:
Szybkie negocjacje w zaledwie 3 krokach – Strategia negocjacji

 

 

 


Zapisz się na newsletter i odbierz darmowego eBooka TECHNIKI NEGOCJACJI


 

KOMENTARZE DO ARTYKUŁU 9
komentarzy

    • Bardzo dobre pytanie 🙂

      Wiesz, to była dla mnie dość komfortowa sytuacja, bo budżet był zaakceptowany, gdyż nie został wydany na inne tematy, do tego zależało nam bardzo na szybkim uruchomieniu zlecenia, więc planem C był zakup po cenie z oferty od preferowanego dostawcy, który i tak nie był najdroższy i było nas na to stać, a preferowany dostawca wyraźnie najlepiej spełniał nasze oczekiwania. Niemniej, miałem plan B i polegał on na dalszej presji, potem rozmawianiu z preferowanym dostawcą o poszczególnych elementach zlecenia i ewentualnej ich modyfikacji, by obniżyć wartość zlecenia plus delikatne blefowanie.

  • To niezmiernie ciekawe informacje. Tylko w jakim celu piszesz w taki łączny sposób o istotnych sprawach?

Odpowiedz na „KamilAnuluj pisanie odpowiedzi

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *